İlgili Yazılar
KOOPERATİFLERDE YENİ BİR DÜZENLEME ELEKTRONİK GENEL KURUL
Özdem SATICI TOPRAK/Ticaret Başmüfettişi, Ticaret Bakanlığı
I – Giriş
Kooperatifler, gönüllülük esasına göre gerçek ve tüzel kişilerden oluşturulmuş, esas amacı ortaklarının müşterek ihtiyaçlarını karşılamak olan kuruluşlardır. Ortaklar amaçlarını gerçekleştirirken genel kurul toplantıları vasıtasıyla bir araya gelir. Yılda bir defa yapılması yasal zorunluluk olan olağan genel kurul toplantılarında kooperatifin geçmiş hesapları, gelecek bütçesi, yöneticilerin ibrası, yapılan faaliyetler müzakere edilir.
Bu nedenle, ortakların genel kurul toplantılarına katılımı kooperatif hakkında bilgi edinmelerinin en dolaysız yolu olup, ortakların muhtelif haklarını kullanmaları açısından da önem taşımaktadır. 21/10/2021 tarihinde kabul edilen 7339 sayılı Yasayla bu katılımın artması amacıyla yakın zamana kadar fiziki olarak yapılması gereken genel kurul toplantılarının elektronik ortamda da yapılabilmesinin yolu açılmış ve konuyu düzenleyen yönetmelik 14/01/2022 tarihinde yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
II – Düzenleme, Amacı Ve Kapsamı
II.1. Düzenleme
1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’na 7339 sayılı yasayla eklenen düzenlemeye göre, kooperatiflerde genel kurul toplantısı ana sözleşmede hüküm bulunması şartıyla elektronik ortamda da yapılabilecek; genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiilen katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. (KK Md. 45/7) Bu bağlamda, mevcut düzenlemelere göre kooperatif genel kurul toplantılarının tamamen elektronik ortamda yahut tamamen fiziki katılımla yapılması söz konusu olabileceği gibi, toplantılar bazı ortakların elektronik ortamda bazılarının ise fiziki olarak iştirak etmesi suretiyle de gerçekleştirilebilecektir.
II.2. Düzenlemenin Amacı ve Kapsamı
Bilindiği üzere, elektronik genel kurul 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile birlikte ticaret şirketlerinde uygulanmaya başlanmıştı. Anılan Kanun’da anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracağı belirtilmiş ve bu maddenin verdiği yetkiye dayanılarak düzenlenen “Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” 28/08/20212 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanmıştı. (TTK Md.1527/5)
Bu bağlamda, 7339 sayılı yasa ile Türk Ticaret Kanunu’ndaki bu düzenlemeye paralel olarak kooperatiflerin elektronik ortamda genel kurul yapabilmesi imkânı getirilmiş ve ortakları uzak mesafelerde bulunan veya ortak sayısı fazla olan kooperatiflerde aynı anda aynı mekânda bulunma sorununun ortadan kaldırılması ile zaman ve maliyet tasarrufu sağlanması amaçlanmıştır.1
Ancak, 6102 sayılı Kanun’da anonim şirket yönetim kurulu ve limited şirketler müdürler kurulu toplantılarının da elektronik ortamda yapılabilmesi mümkün kılınmış iken, kooperatif yönetim kurulu toplantılarının bu şekilde yapılabilmesine yönelik bir düzenleme bulunmamaktadır. (TTK Md.1527/1)
Diğer yandan, elektronik genel kurul toplantısı, 1163 sayılı Kanun, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi Kooperatifleri ve Birlikleri Kanunu ve 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanun kapsamında faaliyet gösteren kooperatifler, kooperatif birlikleri, kooperatifler merkez birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği tarafından icra edilebilir. (Yön. Md. 4/1/g)
III. Elektronik Genel Kurul Yapabilme Şartları
III.1. Ana Sözleşmenin Cevaz Vermesi
Elektronik genel kurul yapmak isteyen kooperatifler için öncelikli şart, Ticaret Bakanlığı’nca düzenlenerek 14/01/2022 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmeliğin 1 no.lu ekinde yer alan metnin2 kooperatif ana sözleşmesinde olduğu gibi yer almasıdır. (Yön. Md.5/1)
Dolayısıyla, genel kurul toplantılarını elektronik ortamda gerçekleştirmek isteyen kooperatiflerin öncelikle ana sözleşme değişikliğine gitmeleri, bu amaçla hazırlayacakları yeni ana sözleşme için ilgili bakanlıktan3 izin alınmasını takiben genel kurul toplantılarında ana sözleşme değişikliği için f iilen kullanılan oyların 2/3 çoğunluğu ile karar almaları gerekmektedir. (KK Md.42/2/1, 3/1, 51/2)
III.2. EKGS Sisteminin Kurulu Olması
Elektronik bir toplantı yapabilmenin temel koşullarından biri de toplantının icrasını mümkün kılacak teknik bir sistem kurulması ve işler hale getirilmesidir. Kooperatifler bu sistemi kendileri kurabilecekleri gibi dışarıdan da temin edebilirler. (Yön. Md.12, 4/1/ç)
Bu bağlamda, kısaca EKGS olarak adlandırılan elektronik genel kurul sistemi, 1163 sayılı Kanunun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca elektronik ortamda genel kurul yapacak kooperatiflerin kuracakları veya destek hizmeti alabilecekleri bilişim sistemini ifade etmek üzere, elektronik genel kurul toplantısı gerçekleştirmek isteyen kooperatifler, genel kurul toplantılarına ilişkin Kanun ve ana sözleşme gereği yapılması zorunlu olan çağrıları, genel kurul öncesi ortakların incelemesine sunulması zorunlu olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik imzalı olarak Kanunda öngörülen süreler içinde 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri kapsamında Elektronik Genel Kurul Sistemi’nde ortakların erişimine sunmak; ana sözleşmelerinde Yönetmelik 1 no.lu ekinde yer alan hüküm bulunan kooperatifler, yapacakları elektronik ortamdaki genel kurul toplantısında, ortakların ve temsilcilerin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır. (Yön. Md.6/1, 5/2, 4/1/ç)
- Toplantının İfası
IV.1. Toplantı Öncesi
Elektronik ortamda genel kurul ifa edilebilmesi için ortakların da bazı yükümlülükleri yerine getirmeleri gerekir. Bu bağlamda genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen ortaklar bu tercihlerini EGKS’den kooperatife bildirmelidir. (Yön. Md.7/1)
Genel kurula temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. (Yön. Md.7/2)
Tüzel kişi ortak adına, birinci ve ikinci fıkralar uyarınca EGKS’de yapılacak bildirimler tüzel kişi imza yetkilisince tüzel kişi ortak namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanmalıdır. (Yön. Md. 7/4, TTK Md.1526/4, KK Md.55/4)
Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren ortak bu tercihini EGKS’de geri alabilecek, elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan ortağın kendisi veya temsilcisi genel kurul toplantısına şahsen katılamayacaktır. (Yön. Md.7/5)
IV.2. Toplantıya Katılım
Genel kurula elektronik ortamda katılım, ortakların ve temsilcilerin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşecektir. Toplantıya elektronik ortamda katılan ortaklara ve temsilcilere ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınacak, bu liste, toplantıda hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılacaktır. (Yön. Md.8/1-2)
Dolayısıyla, hem fiziki hem elektronik katılımın olduğu kooperatiflerde genel kurul toplantılarına ait iki farklı hazirun cetveli oluşturulacaktır.
IV.3. Toplantının İcrası
Toplantı, fiili ve elektronik ortamda aynı anda açılacak; toplantının açılabilmesi için Kanun, ilgili mevzuat ve ana sözleşmede yer alan şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti yapılacaktır. (Yön. Md.9/1)
Ortak ve temsilci, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletecektir. (Yön. Md.10)
Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanacak, her gündem maddesi toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanacaktır.
Ortak ve temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremeyecek; oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilecektir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet şerhini tutanağa işletecektir. (Yön. Md.11)
- Sonuç
TBMM’de kabul edilen 21/10/2021 tarih ve 7339 sayılı yasayla birlikte anonim ve limited şirketlerde olduğu gibi Kooperatiflerde de genel kurulun elektronik ortamda yapılabilmesine imkan sağlanmıştır. Genel kurula katılımı artırmak ve toplantı maliyetlerini düşürmek amacıyla getirilen bu düzenlemeye göre elektronik ortamda genel kurul yapmak isteyen kooperatiflerin ana sözleşmelerinde bu yönde hüküm bulunması, ayrıca elektronik genel kurul sisteminin işler olması gerekmektedir. Toplantıya elektronik olarak iştirak edenler ilgili gündem maddesine ilişkin oylarını EGKS üzerinden kullanacaklar; genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme, fiilen katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır.
Kaynakça
1-T.C.Yasalar (1163 sayılı Kooperatifler Kanunu, 7339 sayılı Kooperatifler Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu)
2-14/01/2022 tarih ve 31719 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kooperatiflerde elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik”
1) https://www5.tbmm.gov.tr/sirasayi/donem27/yil01/ss283.pdf
2) 14/01/2022 tarih ve 31719 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kooperatiflerde elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik” 1 no.lu ekine göre, kooperatif ana sözleşmelerinde “Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım” başlığı altında “Kooperatifin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan ortakları bu toplantılara, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Yönetim kurulu tarafından karar alınması veya genel kurul tarihinden 20 gün önce 4’ten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’unun yazılı olarak talep etmesi halinde genel kurul toplantısı elektronik ortamda yapılır. Kooperatif, 14/1/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca ortaklarının genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında ana sözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden ortakların ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.” Şeklindeki hükmün bulunması şarttır.
3) İlgili Bakanlık; 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu kapsamındaki tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım ve Orman Bakanlığını, yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığını ve diğer kooperatifler ve üst kuruluşlar için Ticaret Bakanlığını ifade eder.
Kaynak: Karınca nisan/2022-1024 sayı
